Hôtels et résidences de tourisme

Réservations, demandes clients, coordination équipes : offrez un accueil irréprochable dès le premier appel

Dans un hôtel ou une résidence de tourisme, le téléphone est le premier contact avec le client. Une voix chaleureuse qui décroche immédiatement, c’est déjà le début d’une bonne expérience. Un téléphone qui sonne dans le vide ou qui renvoie sur une messagerie impersonnelle, c’est une réservation qui ne se fait pas et un avis négatif en ligne.

La réception d’un hôtel doit gérer simultanément les clients présents au comptoir, les appels entrants pour des réservations, les demandes de services en cours de séjour et la coordination avec les équipes de ménage, de restauration et de maintenance. Impossible d’être à la fois partout et joignable en permanence — sauf avec les bons outils.

Aplicall, propulsé par Cisco Webex, permet aux hôtels et résidences de tourisme de professionnaliser leur standard téléphonique, d’orienter chaque appel vers le bon service et d’offrir à chaque client la qualité d’accueil qu’il attend — sans engagement, activation en moins de 24h.

Les défis quotidiens des hôtels et résidences

Un établissement hôtelier reçoit chaque jour des appels très variés :

• Demandes de réservation de dernière minute ou pour des séjours longue durée
• Questions sur les disponibilités, les tarifs et les services inclus
• Demandes de services en cours de séjour : petit-déjeuner, taxi, room service, maintenance
• Réclamations clients qui nécessitent une réponse rapide et empathique
• Coordination avec des agences de voyage, des entreprises clientes et des groupes

La difficulté : la réception n’est pas toujours en mesure de décrocher immédiatement, surtout aux moments de forte affluence — check-in du soir, week-end, période de vacances. Les conséquences :

• Réservations perdues au profit d’un établissement concurrent plus réactif
• Clients en séjour frustrés par un service difficile à joindre
• Mauvais avis sur les plateformes de notation liés à un manque de disponibilité
• Coordination difficile entre réception, ménage et maintenance

Un standard professionnel qui soigne chaque premier contact

Avec Aplicall, l’hôtel dispose d’un standard téléphonique professionnel qui prend en charge chaque appel de manière fluide, même aux moments les plus chargés.

• Configurez un SVI pour orienter les appels : réservation, services en cours de séjour, information, réclamation
• Renvoyez les appels vers la réception, le service de conciergerie ou la maintenance selon le besoin
• Définissez des messages d’accueil différents selon les horaires et les saisons
• Affichez toujours le numéro professionnel de l’établissement, même depuis les mobiles du personnel

Un voyageur d’affaires qui appelle à 22h pour réserver une chambre pour le lendemain et obtient une réponse professionnelle immédiate ne cherche pas plus loin. Il réserve, il arrive, il revient.

Une meilleure coordination entre les équipes de l’établissement

Dans un hôtel, la communication interne est aussi importante que la communication avec les clients. Un client qui demande une serviette supplémentaire à la réception et l’attend 45 minutes parce que l’information n’a pas été transmise à l’équipe de ménage — c’est un avis 2 étoiles sur Booking.

Aplicall centralise la communication pour toute l’équipe :

• Les demandes clients reçues par téléphone sont transmises immédiatement au bon service
• La coordination entre réception, ménage, maintenance et restauration est simplifiée
• Chaque membre de l’équipe est joignable via le numéro professionnel unique
• Aucune demande client oubliée ou mal transmise

Gagnez en qualité d’accueil sur chaque interaction

Dans l’hôtellerie, chaque interaction téléphonique contribue à l’expérience globale du client. Un standard professionnel et réactif, c’est un avantage concurrentiel direct sur les plateformes de réservation en ligne.

Grâce à Aplicall :

• chaque appel est pris en charge avec professionnalisme, même en période de forte affluence ;
• les demandes de réservation sont traitées immédiatement pour ne laisser passer aucune opportunité ;
• les réclamations clients sont orientées vers le responsable compétent sans délai ;
• l’image de l’établissement est renforcée dès le premier contact téléphonique.

Exemple concret

Un groupe de 15 personnes appelle un vendredi soir pour organiser un séminaire d’entreprise avec hébergement et salle de réunion. La réception est en plein rush de check-in.

Grâce au SVI configuré sur Aplicall, l’appel est identifié comme une demande groupe/séminaire et renvoyé vers le responsable commercial de l’hôtel sur son mobile. Il décroche, recueille les informations et envoie une proposition tarifaire dans l’heure.

Le séminaire est réservé pour le mois suivant. L’hôtel génère 3 000€ de chiffre d’affaires supplémentaire grâce à un appel bien géré.

Pourquoi les hôtels et résidences choisissent Aplicall

✔ SVI pour orienter réservations, services, réclamations et groupes

✔ Coordination fluide entre réception, ménage et maintenance

✔ Aucune réservation perdue, même aux heures de forte affluence

✔ Image professionnelle renforcée dès le premier appel

✔ Numéro professionnel unique pour tout l’établissement

✔ Activation en moins de 24h — sans engagement

✔ Propulsé par Cisco Webex

Aplicall pour les autres professionnels de l’hôtellerie et du tourisme

Les hôtels et résidences travaillent en lien étroit avec d’autres acteurs du secteur qui font face aux mêmes exigences de disponibilité et de qualité de service. Aplicall les accompagne également :

Aplicall pour les agences immobilières

Les agences immobilières gèrent la location et la vente de biens qui peuvent inclure des résidences touristiques. Aplicall leur permet de rester joignables pour leurs clients propriétaires et locataires.

➡ Voir la page Aplicall pour les agences immobilières

Aplicall pour les syndics de copropriété

Les résidences de tourisme en copropriété font souvent appel à des syndics pour la gestion des parties communes. Aplicall leur permet de gérer efficacement leur flux de demandes quotidien.

➡ Voir la page Aplicall pour les syndics de copropriété

Aplicall pour les agences d’intérim

Les hôtels font régulièrement appel à des agences d’intérim pour renforcer leurs équipes lors des pics d’activité. Aplicall permet aux agences de répondre rapidement à ces demandes urgentes.

➡ Voir la page Aplicall pour les agences d’intérim

Questions fréquentes

Aplicall gère-t-il les appels de nuit pour les hôtels ouverts 24h/24 ?

Oui. Vous configurez des règles spécifiques pour les appels de nuit : renvoi vers le réceptionniste de nuit ou message d’accueil dédié.

Puis-je configurer des messages différents selon la saison ou les événements ?

Oui. Les paramètres d’Aplicall sont modifiables à tout moment pour adapter le standard téléphonique aux besoins de l’établissement.

Les équipes de maintenance et de ménage peuvent-elles être jointes directement ?

Oui. Vous configurez des règles de renvoi précises vers chaque service selon le type de demande reçue.

La mise en place est-elle rapide ?

Oui. L’activation se fait en moins de 24h, sans installation technique. La prise en main est immédiate.

Puis-je tester la solution avant de m’engager ?

Oui. Une démonstration gratuite est disponible, sans engagement.

Offrez à chaque client l’accueil téléphonique qu’il mérite

Professionnalisez votre standard, ne laissez plus aucune réservation sans réponse et coordonnez vos équipes efficacement — propulsé par Cisco Webex, sans engagement.